Aplicaciones gratuitas para trabajar en equipo a distancia

*Actualizado al 07/05/2021

Herramientas para trabajar en equipo a distancia

A veces trabajar en equipo a distancia  o con tu comunidad de colaboradores  puede ser bastante complejo a la hora de organizar nuestras tareas, cumplir con la entrega de los trabajos o el planning  en el tiempo determinado, que no llegan los emails, se bloqueo el whatsapp que se necesita que otro compañero o compañera de tu equipo te eche un cable, consultas, que los horarios,  etc.

Para ello, existen unas herramientas para teletrabajar o realizar trabajos colaborativos online  que permite organizar, conocer cómo se va desarrollando el proyecto, crear documentos online, compartir, mantener un control del tiempo dedicado, servicios de mensajes o chat instantáneo, etc.

Si bien muchas de ellas son de pago, te presento estas aplicaciones gratuitas para trabajar a distancia en equipo, que también se pueden configurar como extensiones Chrome,  app en tu móvil o tablet y puede venir genial para el workflow de tu empresa y si trabajas desde casa:

 Plataforma Google:

Aunque pareciera muy básico, haciendo un uso provechoso de esta plataforma puede ser de gran utilidad. Para empezar, sabemos que con tener una cuenta de correo electrónico Gmail, tenemos abierto a muchas posibilidades, entre las más usadas a nivel individual y que se puede configurar para compartir si es un grupo reducido

*Google Drive, permite subir, guardar y compartir carpetas,  archivos, como crear documentos,

*Google Sheet:  Son un símil de  Word, Excel, tablas, dibujos, presentaciones dinámicas, formularios que los puedes incrustar en tu blog o redes sociales,   presentaciones, etc. que te permite pueden subir documentos y trabajar en equipo simultáneamente sobre el mismo proyecto o documento

*Google Hangout o Google Meet: para su contacto remoto, se abre el chat para enviar mensajes instantáneos para tus consultas a algún miembro del equipo determinado o bien, los Hangouts o también ahora Google Team desde el mismo Gmail. para una conexión tipo video-conferencia entre todos los integrantes colaboradores.

*Google Calendar puedes abrir  todos los calendarios necesarios, compartirlos entre los miembros del equipo para que puedan editar,  se puede organizar fechas claves, presentaciones, anotar en el item

*Tareas (lo encuentras en Google Calendar), todas aquellos trabajos o tareas pendientes, fecha prevista de terminación  e ir eliminando a medida que se van cumpliendo, recibir notificaciones vía email.

*Google Keep: es un espacio donde puedes guardar anotaciones, enlaces de webs, imágenes, check lists, mensajes por voz, recordatorios, puedes hacer que Google te mande  notificaciones para que te recuerde que debes cubrir tu cuenta, llamar a tal cliente, a determinada hora o hacer los recordatorios de manera recurrente y  cada evento, lo puedes compartir con quien quieras de tu equipo.  A mi me resulta muy útil Google Keep como agenda de actividades.

Aunque para una forma mas integrada y más profesional, tienes Google WorkPlace , que es de pago, pero te lo explico por si te interesa implementarlo:

Google WorkPlaace:

Es un nivel superior de la plataforma Google que usamos normalmente,  en ella se integra todos los servicios anteriormente mencionados, pero para una empresa, permitiendo configurar el correo empresa por cada usuario, (ejemplo: ventas@tudominio.com admin@tudominio.com, etc:) almacenamiento de 1 TB por usuario, archivo de chats, conferencias, seguimiento de trabajo de cada usuario, claro, es de pago, en caso de que te interese.

Puedes probarlo gratis durante 14 días registrándote aquí, y obtener un 20% de descuento durante tu primer año, enviándome un 
email   para recibir el código de promoción personalizado que es único e intransferible.  No está mal, verdad?

Slack: 

Es una herramienta para trabajar, creando espacios colaborativos remotos. A través de canales que se crean, puedes organizar grupos de trabajo, actividades, compartir archivos, dejar mensajes, directivas, tanto a nivel grupo como a personas en privado,  mantener conversaciones online a través de llamadas por voz o videollamada y chat para crear un centro de comunicación.

Esta herramienta si bien está en la nube, también puedes descargarte el software en tu PC. Integrable con  más de 2000 aplicaciones como Google Drive, Calendar, Zoom, Outlook Calendar, Trello, DropBox, y otras propias de Slack.

Slack herramienta de colaboración y trabajo online – imagen de Slack

Trello:

Es un espacio de trabajo en la nube donde gestionarás tareas con tu equipo mediante un sistema de tableros y tarjetas, organizados por columnas que llamaríamos cronograma.

En cuanto aterrizas, te darás cuenta que es como trabajar con una pizarra corcho, donde vas colgando papelitos de tareas, Pendientes, Realizando, Terminadas, etc. y asignando el rol o actividad para cada  miembro de tu equipo. Pues esto es igual. Puedes comentar, mantener  chat con el grupo o a modo individual, asignar un tiempo de ejecución para realizar las tareas,(tarjetas)  para ello se integra con un calendario, aparte de muchas otras aplicaciones. Les puedes dar distintos colores, adjuntar archivos, pegatinas, mil cosas. Otro dato interesante si te gusta mantener a todo el grupo bajo control, es que te permite generar gráficos, métricas del trabajo. Realmente es muy visual y muy intuitivo.

Trello-trabajar en equipo de manera remota

Groupstowork:

Es un Software colaborativo, proporciona un espacio para trabajar online todo tipo de proyectos en equipo. En su versión gratuita permite subir y compartir archivos, enlaces, imágenes, vídeos, etc., asignar tareas y realizar un seguimiento de las mismas. Hacer comentarios a todo lo que se va publicando.

Ofrece servicio de microbloguing,  donde se puede visualizar la actividad del grupo de trabajo , como si una red social se tratara y chat, de manera que se puede mantener en contacto simultaneamente que trabajamos. También un calendario, deadline de las tareas, etc. bastante completo en su versión gratuita, salvo que sólo permite un solo proyecto de trabajo.

gestión colaborativa Groupstowork

 Zoho Proyects:

Aplicación de Google Chrome, puedes darte de alta con tu cuenta Gmail. Interfaz bastante completa, permite en su versión gratuita manejar un solo proyecto.  Configurar tu cuenta con tu logo, colores, plantillas, etc. Cada proyecto puedes asignar tareas, crear una fecha de inicio y finalización y ver su evolución. Foro para comentarios, noticias, novedades entre el grupo. Un calendario donde irá mostrando tus tareas por día y actividades. Puedes modificar el estilo de escritorio para tus tareas o hitos,

Asana

También te registras con tu cuenta Google. Integración con Google Drive, Dropbox, Chrome extension de manera que puedes añadir tareas desde la pestaña, Box, MailChimp, WordPress y muchas más. Puedes sincronizar tus tareas en un calendario mismo de Asana, o mediante Url, exportarlo al de Google o de tu Outlook. Adaptable a diferentes dispositivos . Planificas tu día, comenta, controla,crea proyectos, comunicarte con mensajes internos, inbox  etc.

Azendoo:

Aplicación para descargarse desde Google Store. Como trabaja con aplicaciones en la nube, es totalmente acoplable con Google Drive, Dropbox, Evernote, Box y Sype, brindando un abanico de ventajas a la hora de trabajar, compartir, subir, añadir documentos y tareas. Aunque en la versión gratuita solo te permite asignar dos aplicaciones, Google por defecto si es que te has registrado con tu correo Gmail.

Una vez registrado se abre un escritorio con el nombre de tu proyecto, añadir miembros, y trabajar sobre el planificador, creando lista de  tareas incorporarlas al calendario, fecha prevista de finalización,  crear lista de objetivos, ver tu programa personal diario de trabajo,  subir archivos,  compartir o añadir esa tarea a otra persona, comentarios, o bien  iniciar una llamada por Skype si la tienes añadida. Totalmente adaptable a smartphones, tablets, etc. Puedes configurar para que se te notifique cualquier asignación de tareas, comentarios, recordatorios,  tareas por email o en tu movil.

Pues estas son algunas de las herramientas de gestión de equipos  ¿Utilizas alguna en especial? ¿Quieres compartirla y explicar que punto de esa aplicación te resulte atractivo?

Imagen de portada:  StartupStockPhotos en Pixabay